Mars
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Première semaine : du 19 au 23 Mars
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Cette semaine fut très intéressante et j’ai déjà appris beaucoup de choses.
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L’équipe avec laquelle je vais travailler pendant ces 4 mois se compose de 5 personnes, 2 femmes françaises dont ma maître de stage, une femme belge, une femme polonaise et pour finir le manager de l’équipe qui est quand à lui, anglais. La chose sur laquelle j’avais insisté lors de mon entretien était que je voulais parler anglais donc ma maître de stage ne me parle qu’en anglais mais c’est toujours agréable de savoir qu’en cas de problème, je peux poser une question en français. L’anglais est la langue la plus utilisée par l’équipe afin que tout le monde puisse communiquer facilement. Je me sens très à l’aise dans cette équipe et cela va me permettre de beaucoup mieux travailler au long de ces 4 mois.
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Petite anecdote: Les bureaux sont des bureaux Open space donc j'entends mes collègues des autres départements parler anglais toute la journée avec des accents qui viennent du monde entier.
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Le département dans lequel je travaille est celui des voyages de groupe et nous travaillons avec 80% de groupes français. Dans la majorité des cas, nous ne travaillons pas directement avec les groupes français mais avec un intermédiaire, souvent une Agence de Voyage ou Tour Opérateur. En effet, les collèges ou lycées en France font appel à des Agences de Voyages pour organiser leurs voyages scolaires à Londres ou au Royaume-Uni et ces agences font ensuite appel à nous pour réserver les différentes prestations c’est-à-dire les logements le plus souvent en famille d’accueil ou en auberge de jeunesse, les repas ainsi que toutes les attractions.
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Twin group se trouvant à Londres, nous faisons appel à des organisateurs locaux (dans l’équipe, on dit « LO » pour Local organizer) pour gérer les familles d’accueil dans les différentes villes du Royaume-Uni.
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J’ai été rapidement mise dans le bain. En effet, j’ai observé ma maître de stage pendant une matinée environ pour me familiariser avec les différents clients, les différents fournisseurs et surtout la base de données utilisée par l’équipe, outil crucial pour travailler dans ce département.
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Pendant cette première semaine, ma mission principale a été de remplir des formulaires de paiement par carte bancaire pour pouvoir ensuite les donner au département comptable. Ils pourront alors prendre en compte les différents paiements et nous donner la carte bancaire pour que l'on puisse payer les fournisseurs par téléphone. Cela peut paraître peu intéressant à première vue mais c’est le moyen parfait de découvrir les différents clients (les groupes français) et les différents fournisseurs (attractions touristiques). Pour remplir ces formulaires, je dois vérifier si les différents prix présents dans notre base de données sont corrects et s’ils ne le sont pas, les changer.
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Le comptable partant en vacances très bientôt, j’ai dû préparer tout les formulaires pour les 3 semaines à venir. Nous sommes actuellement en haute saison pour les groupes scolaires donc il y avait énormément de formulaires. En plus de cette mission, j’aidais mes collègues dans leurs missions quotidiennes car elles sont tellement occupées qu’elles ne peuvent pas tout faire elles mêmes. J’ai donc eu l’opportunité de payer les fournisseurs par téléphone (par exemple Stonehenge, Christ Church à Oxford, le Royal Pavilion à Brighton pour en citer quelques uns). J’ai également créé plusieurs listes qui répertoriaient des élèves dans les différentes familles d’accueil avec leurs allergies notamment. Enfin, j’ai dû créer un document Excel avec tous les prix des attractions partenaires de l’entreprise à Londres. Pour cela, je devais chercher ces prix dans la base de données et s’ils ne s’y trouvaient pas, contacter les attractions par email pour connaître leurs prix pour les groupes pour la saison 2018-2019.
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Deuxième semaine : du 26 au 29 Mars (Vendredi férié: YES!)
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Pendant cette deuxième semaine de stage, j’ai continué à mettre à jour les prix des attractions touristiques dans la base de données. J’ai payé différentes attractions touristiques en carte bancaire par téléphone. Cette mission me stressait pas mal au début car j’avais peur de ne pas être comprise ou de ne pas les comprendre mais tout s’est déroulé sans problème. Je me suis en effet vite habitué à ce type d’appel sachant que cette mission sera une mission quotidienne pendant 4 mois. Tous les jours, je devrais donc vérifier les paiements à la date du jour que mes collègues notent au fur et à mesure sur un document Excel commun, aller au département comptable pour demander la carte de crédit ainsi que les formulaires de paiement par carte de crédit (que j’avais créé ma première semaine de stage) et appeler chaque fournisseur pour payer pour la visite de groupe.
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Ma maître de stage m’a montré comment créer la facture finale à envoyer aux clients grâce au logiciel Class. J’ai pris des notes car il y a pas mal d’étapes à respecter afin de créer le document final à envoyer aux clients. Le logiciel Class est utilisé par plusieurs départements de l’entreprise mais surtout par mon équipe et par l’équipe vente.
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Ma maître de stage m’a donné une mission assez fastidieuse mais importante pour l’entreprise car je devais vérifier tous les paiements de groupe depuis Janvier 2018 pour voir si le prix final que nous avions dans la base de données correspondait au prix se trouvant dans le logiciel Class. Ce dernier permettant de créer les factures finales envoyées au client, il est impératif que le prix soit le bon. Si le prix ne correspondait pas, je devais le faire apparaître en rouge dans un document Excel pour que mes collègues puissent étudier le problème.
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Enfin, j’ai remplacé ma collègue à la réception pendant 2 heures. Pour être honnête, je n’ai pas du tout aimé faire cela car je ne connais pratiquement personne dans l’entreprise donc c’est très dur pour moi de transférer les appels à la bonne personne. La barrière de la langue était également très présente car je n’ai souvent pas bien compris ce que les personnes me demandaient, ce qui peut être très frustrant. De plus, quand j’ai postulé pour ce stage, j’étais très contente qu’il n’y ait pas de missions de réception donc je ne m’attendais pas du tout à ce qu’on me demande cela. J’ai eu l’occasion de faire des missions de réception dans le passé et je sais que ce n’est pas un travail pour moi. Malheureusement, je vais devoir remplacer ma collègue pendant sa pause déjeuner d’une heure tous les lundis.
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Venez retrouver la suite de mes aventures au mois d'Avril ! (que vous trouverez sous l'onglet stage)
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